暑い夏休みの５分で解説する「AIで変わる文書管理とNotion」
はじめに～AIはだれにとって有用か
暑い夏ですね、せっかくの夏休みも動く気がしません。夏休み明け何か成果があれば、そんな時は５分で理解できるこのお話がおすすめです。
AIとは、人間がしている知的活動を機械にしてもらうことです。AIにもいろんな分野があります。これからそこらじゅうの機器にAIが搭載されることは間違いないでしょう。そのシステムは誰かのためになっているかもしれないけど、ほかの人にはいいことなのかどうかはわかりません。例えば知らない間にレストランのメニューがQRコードでのオーダーになっていたりしてますよね。人手不足やオーダー間違いの解消にはなりますが、一歩間違えると前菜とメインとデザートがいっぺんに来るし、食べ終わってから次頼むと果てしなく時間がかかるということも本当にあるわけですよ。とはいっても変化に近寄らなければ安心というわけにいかないわけです。
ー オーダーいただいた順番になります。(Generated by ChatGPT4o))
AIがこれから何にかかわってくれるのかを理解して、それを自分にとっていいものにすることが必要でしょうね。文章を書く、スマホやパソコンを使う場合にもっともかかわってきます。ここではAIが正確に情報を理解するための3つの条件、それを実現する方法について解説します。
仕事現場での根強いAIへの抵抗
仕事で当たり前に使う文書管理、情報管理はこれから当たり前のようにソフトウエアにAIボタンがついて、要約や提案をしてくれるでしょう。課題を見出す、要約する、翻訳する、だんだん親切になってきています。一方で、AIが文書にかかわることに抵抗感のある方は少なくありません。
主な理由はそれはブラックボックスだからですね。どこからとってきたかわからない情報を並べられても信用はできませんね。どうしてその答えが出るのかその根拠を知って納得しないとあなたの仕事にはならないからです。研究職ならオリジナルな部分を明け渡すわけにいかないと思うわけです。
これからは引用元が出るようになりますし、今出ているものもありますね。でも、その引用もとがなにそれ、というものもありますね。文献や資料のおもみづけは、いまのところAIはできません。間違ったことを教えてくれたとしても責任は取ってくれないですね。
ではAIに学ばせる自分の環境があれば、AIがどのように学習するかがわかります。パーソナルAIといいます。
パーソナルAIに合わせた情報の整理法
手始めにパーソナルAIを使用すれば、AIがどのように情報を理解して、どの情報は理解できないかわかります。そして情報をどのようにAIに勉強してもらうかを知ることが必要です。AIが読み取りやすい情報の条件は大きく2種類あって、AIに読み取ってもらいやすい情報を整理した場合とそうでない場合とでは、アウトプットに大きな差が出てきます。その2つの条件をお伝えします。情報がなければ、いくら聞いても「その情報はありません」という返事になってしまいます。なんだ、つまんない、AIは何もできないんだなと思ってしまうことでしょう。
AIが読み取りやすい情報の３つの条件
一点目は、文章を丁寧に書くことです。AIは文章の理解が中心です。ですので、ただの文字、単語ではなく文章にした方が理解は正しくなります。たとえば、メモ用紙にスーパーで買い忘れないようにメモするとします。紙になら、にんじん、玉ねぎ、ケチャップと書くでしょう。これをスーパーと書いたとしても、AIが同じように理解するとは限りません。スーパーで買うものは人参と玉ねぎとケチャップと書いてあればAIは正しく理解します。そこまで書かなくても、文字だけではそのスーパーにはにんじん、玉ねぎ、ケチャップがないと言っているかもしれませんし、スーパーに行っても決してにんじん、玉ねぎ、ケチャップはあるので買ってはいけないと言っているのかわからないのです。
二点目は、文章と表、画像、動画をすべて一つのページにすることです。別々にフォルダの中にあります、だけでは、それぞれのファイルのあいだにどう関連があるのかがわかりません。将来的には画像や動画の内容の理解を十分してくれるものは出てきていますので、入れた情報を読み込んでくれるとは思います。その時のために、これらの内容をあるプラットフォームにまとめて入れておく必要があります。
三点目ですが、ウエブページのように既に開いた状態で保存していくことが、検査を容易にする手段になります。基本的には論文の文献検索、ノーションやグーグルドキュメントなど、そういった形式のものが増えています。閉じられたファイルを開いて読むこともできると思いますが、時間がかかります。パスワードがかかったファイルは読むのが困難です。
パーソナルAIを用いた情報整理法Notion
これをまとめると、ファイルを一つ一つ保存しないウエブページのシステム、あるプラットフォームに文章と表、画像、動画をまとめていれることが前提で、そこで丁寧に検索されやすい言葉で書くということが必要なのです。ユーザーである我々にしてみればこれまでの理解の範囲ではやや無理なことのように感じるかもしれません。
ウエブページを作るとなると業者に頼まないといけないと思っている方も少なくありませんし、文章のほかに、画像や動画、その他を1カ所にまとめるということがいままでは困難でした。通常は文章と並べることができても、画像や動画はリンクされて別のところに保存されています。たとえばYahoo Japanのホームページを保存するとホームのファイルのほかにフォルダがあり、その中には構成するファイルが100以上含まれています。それは車のパーツと同じようなものです。それらを通常の保存をするとリンクが切れたり、正しく表示されなかったりします。
部品の構成をすべて知らなくても車に乗れるのと同じで、Webページもわれわれそこまでは知りませんね。Webページなら開いたままなので、検索も容易です。
これらをすべて満たしAI時代の情報記録、整理に優れているのはNotionというソフトウエアです。ページに書き込むとWebページを作っていることになります。なのですべてのページに実はURLがあります。このように字と画像、動画を色々に配置できます。Webページはアドレスを教えると見ることができ、そしてそのWebページを作る際に生じるファイルを気にすることなく、他人のワークスペースに複製できます。一枚ならテンプレートとしてよくやり取りされています。説明書や大掛かりなWebの束であった場合、AIによる検索が知恵袋としてもできます。すなわち本を検索するというレベルになります。AIは検索する場所を指定できます。AI（Chat GPT4.0）の知っている限りなのか、自分のワークスペースなのか、あるページだけなのか。GoogleのGeminiも自分のワークスペースの検索ができるようになってきました。
クラウドの安全性とセキュリティ
では安全性、消失の危険性、セキュリティはどうなのでしょうか？まずハードディスクを自分で用意した場合、壊れたり寿命が来たり、紛失する恐れがあります。サーバーなら自分でその心配は要りません。主だったクラウドは個人管理より安全と言われています。職場などでのセキュリティは守られるでしょう。他人との情報の共有はSNSで公開するのと似てきますので、公私の区別があいまいになるでしょう。慣れていないユーザーにより誤って公開される危険性の方が高いでしょう。これからは、透明性の時代、「個人的なここだけの話」はしないほうがいいです。なので、文書から自分、他人の個人情報を抜いたものをAIに依頼する方が慎重ではあります。
クレジットカードや銀行のパスワードなどの個人情報はどうか？どれだけわかりにくく書いていてもファイル名はAIで文書検索ができてしまいます。ファイルをアップロードするだけならできます。通常の文書管理と異なる最重要機密はパスワードをかけるファイルにするなど違う方式にした方がいいかもしれません。
最後に
今から準備した場合としていない場合では、その成果は大きくなるでしょう。次の世の中の不安を取り除くのは今から準備することです。AI時代の情報管理、是非一緒に学んでいきましょう！Notion, Notion AI, Notion Booksに関心のある方は下記のメディアや登録をお願いします。
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